5 Hacks, wie du als Freelancer Aufträge mit Erfolg zum Abschluss bringst

Die meisten Freelancer:innen, Beraterinnen oder Soloselbstständige übersehen fünf Dinge, wenn es um die Kundenanfrage geht.

Und diese fünf Dinge bilden die Basis deines Erfolgs als Freelancer oder Beraterin.
Die harte Wahrheit: Deine Leistung entscheidet nur zu einem geringen Teil, ob aus dem Auftrag eine Erfolgsstory wird.

 

Ein oft übersehener Aspekt ist die Kundenakquise, die häufig herausfordernder ist als die eigentliche Projektdurchführung. Die Akquise neuer Kunden ist kostenintensiver als die Bindung bestehender Kunden und kann entscheidend für dein Umsatzwachstum und deine Rentabilität sein.

Du hast grade einen großen Auftrag an Land gezogen? Gratuliere! Das fühlt sich ein bisschen an, wie verliebt zu sein, oder?

Doch wie im richtigen Leben schubst dich der Alltag schon bald runter von Wolke 7.

Wahrscheinlich hast du als Freelancer auch das schon oft erlebt: Nach wenigen Wochen will die Kundin plötzlich mehr Leistung als vereinbart. Oder sie wünscht sich einen Lebensretter – und versteht nicht, dass du kein Superheld bist, sondern eine Dienstleisterin.

Jedenfalls droht das tolle Projekt zu scheitern.

Fast jeder Selbstständige kennt diese Enttäuschung, wenn aus einer vielversprechenden Kundenanfrage scheinbar über Nacht ein schwieriger Auftrag wird.

Denn die meisten Freelancer:innen, Berater:innen oder Soloselbstständige übersehen bei der Akquise von neuen Aufträge 5 wichtige Dinge.

Was vielen nicht klar ist: Die Leistung entscheidet nur zu einem kleinen Teil, ob aus dem Auftrag eine Erfolgsstory wird.

Viel wichtiger ist, dass du dir gleich zu Beginn des Auftrags darüber klar wirst, wo die Reise hingehen soll. Auch deinen Kunden solltest du bezüglich des Auftragsziels ganz früh mit ins Boot nehmen. Je mehr Fokus Du auf die Anfangsphase legst, desto sicherer bist Du in der Erfolgsspur. Nimm Dir dafür Zeit – und verlange das auch von Deinen Kunden.

In diesem Blogpost verrate ich dir 5 Hacks, mit denen du in Zukunft deine Aufträge (noch) erfolgreicher zu Ende bringen wirst.

Auftragsklärung ist die Basis eines erfolgreichen Projektes

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer klaren Kommunikation zwischen Freelancerin und Kunde. Beide Parteien müssen ihre Erwartungen und Ziele deutlich formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Es ist wichtig, während der Projektklärungsphase die eigenen Fähigkeiten zu verstehen und zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden können.

Durch eine offene und ehrliche Kommunikation können beide Seiten sicherstellen, dass das Projekt reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.

1. MACH DEINEM KUNDEN KLAR, WAS DU FÜR IHN LEISTEN KANNST – UND WAS NICHT

Eine gute Auftragsklärung besteht nicht allein aus der Deadline und der Rechnungssumme.

Kunden buchen oft eine Lösung, die nicht zum eigentlichen Problem passt. Geh auf die Suche nach der Ursache des Auftrags:

Was ist genau das Problem? Was soll sich ändern, wenn der Auftrag erfolgreich ist? Wer hat Interesse daran, dass sich etwas ändert? In welcher Situation tritt das Problem auf?

Während des Gesprächs zur Auftragsklärung ist die Gelegenheit, um mögliche Fallstricke oder Risiken abzuklopfen und spezifische Maßnahmen zu besprechen:

Was hat das Team vorher versucht, um das Problem zu lösen? Wenn Du dann hörst: “Wir hatten schon fünf Beraterinnen hier, aber keine konnte uns helfen. Jetzt müssen Sie das Projekt retten!”, dann ist das der richtige Zeitpunkt, um misstrauisch zu werden, in wie weit sich mit Dir persönlich wirklich etwas ändern kann.

Mein Tipp: Hör’ dabei auf Deine Intuition. Wenn Du Dich am Anfang verstellst, nur um den Auftrag zu bekommen, wird alles Weitere bei dem Projekt anstrengend.

2. SPRICH ÜBER ALLES – AUCH ÜBER SCHEINBAR SELBSTVERSTÄNDLICHES

Ein Vertrag enthält normalerweise Rechte und Pflichten für beide Parteien, z.B. die termingerechte Lieferung oder Zahlungsfristen.

Darüber hinaus gibt es auch den “psychologischen Vertrag”. Mit dem Begriff psychologischer Vertrag bezeichnet man allgemein die Verständigung über die gegenseitigen Erwartungen und Annahmen als Bestandteil einer Arbeitsbeziehung. Da die Erwartungen und Annahmen fast immer unausgesprochen sind, ist es für beide – Dich und Deinen Kunden – wichtig, darüber zu sprechen. Denn was für Dich im Job selbstverständlich ist, muss für Deinen Kunden noch lange nicht so sein. Klare Kommunikation kann die Kundenbindung verbessern, indem sie Missverständnisse vermeidet und eine vertrauensvolle Beziehung aufbaut.

Der „psychologische Vertrag“

Ein psychologischer Vertrag ist selten schriftlich fixiert. Trotzdem wirkt wie ein Schutzschild für die erfolgreiche Zusammenarbeit. Er stellt beispielsweise eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre sicher. Ein starker psychologischer Vertrag kann zudem die kundenloyalität erhöhen, indem er eine emotionale Bindung und ein gemeinsames Wertesystem zwischen Unternehmen und Konsumenten fördert.

Folgende Fragen kannst du stellen, um den psychologischen Vertrag zwischen dir und deinem Kunden zu verhandeln:

• Was sind Ihre Erwartungen oder Befürchtungen?
• Welche Hoffnungen verbinden Sie mit dem Projektergebnis?
• Was darf nicht passieren?
• Wie wollen wir während der Zusammenarbeit miteinander umgehen?
• Was tun wir, wenn Meinungsverschiedenheiten auftreten?
• Möchten Sie immer mein Feedback hören, auch wenn es mal unbequem ist?
• Was sind No-Go-Areas in der Zusammenarbeit?

3. TEIL DIR DIE VERANTWORTUNG MIT DEM KUNDEN

Bei Beratungsprojekten kannst Du die Aufträge oft nicht allein erledigen. Du bist dann auf die Kooperation und Mitarbeiter der der Angestellten im Unternehmen angewiesen. Damit liegt die Verantwortung darüber, was dann passiert, bei Dir ebenso wie beim Kunden. Denn wenn Du beispielsweise Prozesse überprüfen sollst oder einen Team-Workshop moderieren, brauchst Du alle Beteiligten im Boot. Dann musst Du Deinem Kunden klarmachen, dass die Verantwortung auf mehreren Schulter liegt. Eine geteilte Verantwortung kann auch dazu beitragen, Stammkunden zu halten, da sie sich stärker in den Prozess eingebunden fühlen und somit eine langfristige Bindung entsteht.

Sprich mit dem Kunden offen an

• Wer hat im Projekt welche Aufgaben?
• Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis?
• Wer muss mitarbeiten? Wer muss zumindest einverstanden sein, um Deine Arbeit nicht zu torpedieren?
• Wer liefert etwas zu?

Ein Beispiel:

Wenn Du für ein Unternehmen bestimmte Prozesse in einer Abteilung überprüfen sollst, musst du auch klären, wer in der beteiligten Abteilung die Verantwortung dafür trägt. Aus Erfahrung weiß ich: Wenn nur der Chef in den Auftrag eingeweiht ist, kann das für böse Überraschungen sorgen.

4. KENNE DEINEN ARBEITSSTIL

Bevor Du Deinen Auftraggebern helfen kannst ihre Probleme zu lösen, brauchst Du Klarheit, wie Du selbst am besten arbeiten kannst.

Stell dir dafür folgende Fragen:

• Was sind meine Werte? Ist es Pünktlichkeit, Fairness, gute Beziehungen – oder etwas ganz anderes? Nur, wenn Du weißt wie Du tickst, kannst Du es anderen erklären.
• Wann läufst Du zu Hochform auf? Freust Du Dich über Kundenanrufe um 8 Uhr morgens oder startest Du lieber später in den Tag? Erst, wenn deine Kunden so etwas über dich wissen, können sie auch darauf Rücksicht nehmen.
• Wie kannst du am besten arbeiten?
• Manche Freelancer brauchen viel Freiraum, um kreativ zu sein, andere müssen die Wünsche der Kunden genau kennen. Wie ist das bei Dir?
• Wodurch wirst du gestresst? Ist „Zeitdruck“ dein Schmerzpunkt oder ein Overload von To Do’s ? Kannst du gut mit kurzfristigen Änderungen umgehen oder planst du lieber weit im voraus? Teile auch das deinem Kunden mit.

 

5. HILF DEINEM KUNDEN BEIM ONBOARDING FÜR BESSERE KUNDENBINDUNG

Es ist so weit: Der erste Tag Eurer Zusammenarbeit startet. Du bist voller Tatendrang und willst gleich loslegen.

Und dann stellst du fest: Dein Kunde hat keine Zeit für ein richtiges Onboarding eingeplant.

Stattdessen sagt er zu dir : „Lies‘ Dich mal auf Sharepoint ein!“ oder noch schlimmer: „Fang einfach mal an, zu schreiben!“.

Du fühlst Dich, als würdest Du auf der Autobahn in eine Nebelwand geraten: orientierungslos, allein gelassen – fast panisch.

Denn du weißt: so ein missglückter Start für ein Projekt Gift.

In solchen Situationen ist es wichtig, dass Du Deinen Kunden nochmal an die Hand nimmst und ihm beim Onboarding hilfst. Am besten vereinbart ihr einen eigenen Termin, bei dem ihr besprecht, wie ihr die Startphase gestalten wollt. Videos können dabei eine effektive Methode sein, um den Kunden durch Gamification zu motivieren und zu belohnen.

Nutz diese Checkliste:

• Welche Milestones sind für das Projekt relevant?
• Gibt es Prozesse, die eingehalten werden müssen?
• Welche digitalen Tools für die Zusammenarbeit wollt ihr nutzen?
• Hast Du alle Zugangsdaten für die verwendete Software?
• Wie ist die Kultur des Teams oder des Unternehmens? Lass Dir berichten, wie das Selbstverständnis des Kunden ist.
• Kannst du unter Umständen einen Mentor:In bekommen, mit dem Du Dich über Deine Beobachtungen austauschen kannst? Mach dem Kunden den Gewinn von einem Mentoring klar: Du schaust mit frischem Blick auf das Team oder das Unternehmen. Das Mentoring kann dem Unternehmen helfen, die Beobachtungen einzuordnen und daraus Rückschlüsse für das Unternehmen zu ziehen.